老律师免费教你如何建立公司人事合规体系

公司越大越正规，公司越正规则越加注重公司的风险控制，尤其，是注重防范公司的出现系统风险，因为一旦出现公司的系统风险，往往关系着公司兴衰成败、生死存亡。

中小公司与大公司一样也会出现各种问题和风险，同样需要做好公司的风险防控。

就公司人事方面而言，建立一个合理合法适合公司发展公司的劳动与人事合规体系尤为重要。

其中，除了建议聘请专业人士制定一套合理合法，精简实用的公司规则制度和设计一套适合公司发展管理模式外，通过自我学习，重视与员工的签订好相关的材料，可以做好公司一部分的风险防控，可以避免公司出现不少的问题，减少可能给公司造成各种损失，也有利于公司的管理和发展。

建立公司劳动与人事合规体系，用人单位与员工劳动关系存续期间需要签订的书面材料有哪些呢？

主要有以下材料：

一、《入职登记表》

1. 《入职登记表》的主要内容：

（1）员工的基本信息，包括姓名、性别、年龄、住址、身份证号码、学历、学校、职称、工作经历、员工的照片

（2）入职时间、工作期限，入职部门和岗位

（3）入职时的工资待遇

（4）员工签名栏

2. 为什么要签《入职登记表》，有什么作用？

（1）员工与公司发生劳动争议，主张未签书面劳动合同要求用人单位支付双倍工资时，可以作为一份重要证据使用。

（2）如未签劳动合同或签订的劳动合同遗失，可以作为入职时间的证明；

（3）如事后发现员工入职时，提供了虚假材料或虚假工作经历，如学历、学位造假等，可以作为用人单位主张劳动合同无效或解除劳动合同的重要依据。

3. 签《入职登记表》的注意事项：

（1）要求员工提供其身份证、学历、学位证书及其他资质证明作为附件,复印件与原件核对无误后建议让员工签名和署日期，并盖上“经核对，此件与原件一致”章或让员工手写上去；

（2）要求员工提供上一用人单位的《离职证明》；

（3）其原单位属于用人单位相同或同类业务竞争对象的，可以要求员工提供免除其竞业禁止义务的证明；

（4）特殊行业，需要员工提供最近的《体检报告》、《健康证明》等；

（5）最后要求在《入职登记表》当面签名、署日期和按手印

二、《入职承诺书》

1. 员工签署的《入职承诺书》主要内容：

（1）要求员工承诺保证提供的给公司的资料真实合法有效，如提供虚假材料，愿意无条件被公司单方面解除劳动合同并承担一切不利的法律后果，如造成公司损失的，愿意赔偿损失。

（2）要求员工承诺保证其与原单位已经解除劳动关系，现没有在任何单位任职，不存在其他的劳动关系。

（3）要求员工承诺保证不负有原单位和其他单位的保密和竞业禁止义务，否则，因此产生不利后果由其自负，公司不承担任何责任。

（4）同意公司根据经营需要调整其工作地点、工作岗位，岗随新变。

（5）承诺已经知晓公司的规章制度，并保证严格遵守公司的规章制度和劳动纪律。

2. 《入职承诺书》的作用：

（1）万一事后发现员工入职时有提供虚假材料，用人单位可以凭《入职承诺书》《入职登记表》和员工虚假材料主张劳动合同无效或主张单方面解除劳动合同，而无需支付经济补偿金。

（2）约定岗位、工作地点的调整，有利于保障用人单位的用工自主权，避免之后需要调整员工工作地点和工作岗位时因没有约定，而被员工投诉或申请劳动仲裁时处于被动局面。

（3）告知、公示规章制度，以避免将来员工严重违反规章制度，如连续旷工三日以上，员工泄露用人单位商业秘密等，用人想单方面解除劳动合同时没有合法的依据，而导致违法解除劳动合同，面临经济赔偿。

三、《劳动合同》

1. 劳动合同的主要内容：

（一）用人单位的名称、住所和法定代表人或者主要负责人；
（二）劳动者的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码；
（三）劳动合同期限；
（四）工作内容和工作地点；
（五）工作时间和休息休假；
（六）劳动报酬；
（七）社会保险；
（八）劳动保护、劳动条件和职业危害防护；
（九）法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。
劳动合同除前款规定的必备条款外，用人单位与劳动者可以约定试用期、培训、服务期、保守秘密、补充保险和福利待遇等其他事项。

2. 签订劳动合同的作用：

（1）当与员工发生劳动争议时，防止因为没有签劳动合同，而被告员工索赔未签书面劳动合同的双倍工资差额。

（2）固定劳动关系，方便对员工进行管理和约束。

3. 签劳动合同的注意事项：

（1）要员工面签并按手印，以防止非员工真实签名而导致劳动合同无效或视为未签劳动合同，而产生的一系列风险。

（2）劳动合同版本可以用当地人社局官方的范本，也可以请律师专门起草，用人单位根据自身实际情况选择。

四、《社保声明》

如员工在其他单位购买社保或者不愿意购买社保的，需要其签署一份《社保声明》，以避免用人单位承担一些责任，但是声明并不能免除用人单位缴纳社保的法定责任，所以建议用人单位尽量在本单位为员工缴纳社保，以免产生一些不必要的风险。

五、《解除劳动合同通知书》《解除劳动合同协议书》《离职申请表》《离职交接表》》《工作交接证明》

《解除劳动合同通知书》主要是用人单位单方面解除使用，《解除劳动合同协议书》《离职交接表》《工作交接证明》主要是与员工协商一致解除劳动关系时使用，用以确定终止双方的劳动关系。

员工主动离职的，最好让其提交《离职申请表》，写清楚其主动离职的事实和原因。在《解除劳动合同协议书》或《离职交接表》约定清楚离职是因为员工主动离职也可以，避免员工离职后要求公司支付经济补偿金。

六、《离职证明》

《离职证明》是确定与员工劳动关系已经终止一份重要证明。给员工出具《离职证明》可以避免与员工发生劳动争议，也可以避免因为劳动关系未解除而承担连带责任风险。当然，给员工出具《离职证明》时，一定要有一份留底，并给员工签字和按手印，确认收到《离职证明》，并做好存档。

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感谢老律师。

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学习了谢谢你！

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